La administración del tiempo 1ª parte

ANÁLISIS DE ACTIVIDADES POR SU IMPORTANCIA Y URGENCIA

Cuenta la leyenda que una mujer pobre con un niño en los brazos, pasando delante de una caverna escuchó una voz misteriosa que allá adentro decía: "Entra y toma todo lo que desees, pero no te olvides de lo principal".
Recuerda algo: Después que salgas, la puerta se cerrará para siempre. Por lo tanto, aprovecha la oportunidad, pero no te olvides de lo principal..."

La mujer entró en la caverna y encontró muchas riquezas. Fascinada por el oro y por las joyas, puso al niño en el piso y empezó a juntar, ansiosamente, todo lo que podía en su delantal.

La voz misteriosa habló nuevamente.
"Tienes sólo ocho minutos"
Agotados los ocho minutos, la mujer, cargada de oro y piedras preciosas, corrió hacia fuera de la caverna y la puerta se cerró... recordó, entonces, que el niño quedó allá y la puerta estaba cerrada para siempre.
La riqueza duró poco y la desesperación siempre.

Lo mismo ocurre, a veces, con nosotros. Tenemos unos 80 años para vivir en este mundo y una voz siempre nos advierte:
¡No te olvides de lo principal!
Y lo principal son los valores espirituales, la oración, la vigilancia, la familia, los amigos, la vida. Pero la ganancia, la riqueza, los placeres materiales nos fascinan tanto que lo principal siempre se queda a un lado.
Así agotamos nuestro tiempo aquí, y dejamos a un lado lo esencial: "¡Los tesoros del alma!".

Que jamás nos olvidemos que la vida en este mundo, pasa rápido y que la muerte llega de inesperado.
Y que cuando la puerta de esta vida se cierra para nosotros, de nada valdrán las lamentaciones. Vivimos en un mundo lleno de problemas, angustias, corrupción, vandalismo, injusticias, donde cada día mueren niños inocentes, padres de familia con stress, pero todo es porque hemos olvidado lo principal...
(ArdiCor. Septiembre 2002)


LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO UNA GUÍA PARA LA PLANIFICACIÓN PERSONAL

¿Alguna de estas frases le describe?

- ¿Tiende a hacer las cosas interesantes antes de hacer las poco interesantes?
- ¿Hace primero las cosas fáciles que las difíciles?
- ¿Hace las cosas en orden cronológico conforme las recibe?
- ¿Espera hasta que se acerque la fecha de entrega para realmente dedicarse a un proyecto?

Un sí a alguna o más preguntas indica que tiene problemas con el manejo del tiempo.
La administración del tiempo es una forma de planificación personal.

La efectividad de una función de trabajo es saber:

- ¡Qué actividades realizar!
- El mejor orden para hacerlas
- Y saber cuando se quieren terminar

EL TIEMPO ES UN RECURSO ESCASO

El tiempo es un recurso único
Todos tenemos el mismo tiempo
¡ES CUESTIÓN DE MANEJO!

EL ENFOQUE DEL TIEMPO ES DISCRECIONAL
CRISIS CONTÍNUAS

TIEMPO DE RESPUESTA
Vs
TIEMPO DISCRECIONAL

TIEMPO DE RESPUESTA= RESPONDER  A   SOLICITUDES   DE   OTROS
TIEMPO DISCRECIONAL= PORCIÓN DE TRABAJO BAJO SU CONTROL

LA CAPACIDAD PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO DISCRECIONAL DETERMINA SU CAPACIDAD DE GESTIÓN

IMPORTANCIA:
A- MUY IMPORTANTE: Debe hacerse
B- IMPORTANTE: Debería hacerse
C- NO TAN IMPORTANTE: Puede ser útil pero no es necesario
D- NO IMPORTANTE: No logra nada

URGENCIA:
A- MUY URGENTE: Debe hacerse ahora
B- URGENTE: Debería hacerse ahora
C- NO ES URGENTE: Puede hacerse más adelante
D- NO TAN URGENTE: El tiempo no es un factor de como utiliza usted su tiempo

Haga un seguimiento y evalúe según urgencia e importancia (la calificación C o D implica mejoras).

CINCO PASOS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

- Realice una lista de sus objetivos
- Clasifique los objetivos de acuerdo con su importancia
- Anote las actividades necesarias para alcanzar los objetivos
- Asigne prioridades a cada actividad para llegar al objetivo
- Programe sus actividades de acuerdo con las prioridades establecidas

ALGUNOS PUNTOS ADICIONALES A CONSIDERAR
- Seguir el principio 10-90:

El principio 10/90 define que el 10% de los acontecimientos de tu vida son imponderables y (de acuerdo con los paradigmas clásicos) están fuera de tu control… y no tienen ninguna importancia.
Lo que importa es el 90% de los acontecimientos que son el resultado del modo en que reaccionamos al hecho.

- Conozca su ciclo de productividad
- Recuerde la Ley de Parkinson

- Agrupe actividades menos importantes
- Mantenga al mínimo las interrupciones
- Tenga cuidado de no perder el tiempo en reuniones mal administradas
- Aprenda a decir no; aprenda a delegar
- Controle sus finanzas
- No postergue, no diluya
- Haga pausas

- Despeje su puesto de trabajo
- Despache los asuntos en el momento en que se terminen
- Ojo con la propaganda del correo
- Tenga en cuenta las contingencias
- Sea un organizador experto
- Tenga en cuenta las listas y la información paralela

EL ESTRÉS Y LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Existen 7 síntomas del estrés causados por el mal manejo del tiempo:
- Considerarse imprescindible (delegue)
- No utilizar el tiempo necesario en actividades prioritarias
- Asumir demasiadas responsabilidades a la vez (vuelva a delegar)
- Sensación de que siempre estamos atrapados en nuestras tareas y que nunca podemos ponernos al día
- Jornada habitualmente prolongada
- Sentimiento de culpa si salimos a la hora normal
- Llevar problemas y tareas a casa

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